Pada poin ini artinya, di menu Perawatan satu user dokter hanya dapat melihat daftar antrian dan data perawatan pasien miliknya sendiri (tidak dapat melihat data perawatan milik user dokter yang lain).
Hal ini berlaku khusus untuk menu Perawatan saja. Sedangkan untuk yang lainnya, satu user dokter tetap dapat melihat riwayat pasien secara keseluruhan (semua pasien tanpa terkecuali). Untuk memudahkan Anda menggunakan fitur ini, ikuti langkah-langkah berikut :

1. Pastikan bahwa dokter telah memiliki akun user untuk login dan juga nama dokter tersebut sudah terdaftar di menu Data Dokter/Beautician.

2. Klik menu Administrasi > Data Dokter/Beautician.

3. Cari nama dokter > Proses > Jadwal Dokter.

4. Pada halaman ini, Anda harus mengkoneksikan jadwal dokter ke akun dokter yang bersangkutan (tujuannya agar dokter tersebut dapat melihat daftar antrian dan data perawatan pasien yang ditangani olehnya).

Caranya, klik Pilih Akun > Pilih akun dokter yang bersangkutan > Proses Simpan.

CATATAN 1 : Langkah diatas berlaku untuk semua user lain seperti administrator/apotek/klinik (tidak hanya user dokter saja yang bisa terkoneksi dengan data dokter). Jadi misalnya apabila koneksi akun telah dipakai, maka user lain yang TIDAK terkoneksi dengan data dokter tersebut TIDAK akan BISA melihat antrian perawatan baru & data perawatan milik sang dokter yang bersangkutan. Akun user yang tidak terkoneksi ke data dokter hanya dapat melihat perawatan baru & data perawatan pasien yang dokternya dikosongkan pada saat kunjungan baru.

CATATAN 2 : Jika poin diatas TIDAK/BELUM ingin berlaku, maka Anda harus mengkosongkan koneksi SELURUH data dokter yang ada di menu Data Dokter/Beautician. Dengan begitu semua user akan dapat melihat perawatan baru & data perawatan milik semua dokter (seperti biasanya). Namun, jika 1 saja data dokter telah terkoneksi ke sebuah akun, maka tampilan per perawatan akan berlaku.  Dan dalam hal ini jadwal dokter masih dapat dipakai walaupun koneksi akun belum dipakai.

The post Antrian Perawatan User Dokter first appeared on Tutorial.

Menu Marketing berfungsi sebagai alat atau media yang sangat membantu pihak klinik untuk membangun kedekatan dengan para pasien. Untuk mengaksesnya, klik menu Administrasi > Menu Marketing.

Berikut adalah beberapa fitur yang ada di dalam Menu Marketing :

1. Email Marketing
2. Setup Mobile Apps
3. WhatsApp (kirim manual)
4. WhatsApp (kirim otomatis)

1. Email Marketing

Email Marketing berfungsi mengirim notifikasi otomatis melalui email. Fitur ini dapat mengirim notifikasi secara langsung baik kepada seluruh pasien ataupun berdasarkan kategori dan penjadwalan pasien. Untuk mengaksesnya, klik Menu Administrasi > Menu Marketing > Email Marketing.

Tampilan form Input Template Email:

Keterangan :
1. Input judul template email
2. Input template yang akan di kirim, dapat berupa teks maupun gambar
3. Upload foto untuk mendapatkan image URL (opsional)
4. Klik tombol Tambahkan untuk menyimpan template yang sudah disetting

Pada template email yang sudah disetting ada beberapa tombol fungsi diantaranya:
1. Set otomatis
2. Edit template email
3. Hapus template email

Pengiriman notifikasi juga dapat disetting otomatis di menu Data Pasien atau pada saat pengisian form pendaftaran pasien dengan men-ceklis kolom notifikasi ulang tahun.

Maka pada saat hari ulang tahun, pasien akan menerima email ucapan selamat ulang tahun secara otomatis. Untuk template otomatis promo, menyesuaikan pada saat pembuatan data promo terbaru sehingga akan mengirim email notifikasi promo secara otomatis ke semua pasien.

Berikut proses pengiriman email marketing:

Keterangan :
1. Untuk nama pengirim dan email pengirim, keduanya didapat dari Setup Email Laporan Harian,
2. Tentukan tanggal jadwal pengiriman
3. Input subject pengiriman
4. Pilih template yang sudah dibuat sebelumnya sesuai dengan kebutuhan pihak klinik
5. Pilih pasien cabang mana yang akan dikirimkan email. Pengiriman email sesuai dengan data pasien yang ada di cabang tersebut
6. Pilih kategori penerima email, bisa pasien atau non-pasien
7. Pilih kategori penerima email berdasarkan agama atau range umur (pilih salah satu) dan tanggal daftar (pilih tanggal awal sampai akhir)
8. klik tombol Jadwalkan Pengiriman untuk proses pengiriman

Jika ingin mencoba pengiriman hanya ke satu alamat email, silahkan uji coba kirim pada kolom di bawah ini:

2. Setup Mobile App

Setup Mobile App adalah menu yang berhubungan dengan pengaturan untuk aplikasi Android/iOS.

Banner Slider

Keterangan :
1. Terdapat 4 slider yang dapat di upload,
2. Tombol yang digunakan untuk mengambil gambar banner pada PC Anda,
3. Ceklis jika banner ingin di tampilkan di aplikasi Android/iOS
4. Simpan data jika sudah selesai

Setup Sosial Media Klinik

Form input link sosial media klinik supaya dapat diakses langsung oleh pengguna aplikasi Android/iOS.

Setup Store

Menu ini digunakan pada aplikasi Android/iOS pada saat pasien melakukan transaksi pemesanan produk secara online. Pada menu ini juga dilakukan input lokasi klinik pengirim dan input jenis bank yang dimiliki oleh pihak klinik.

Tampilan form Input Data Pengirim :

Keterangan:
1.  Pilih Lokasi Asal Pengiriman (klinik)
2. Pilih tab Masukan Data Pengiriman
3. Tentukan kabupaten/kota pengirim
4. Tentukan kecamatan pengirim
5. Klik Tambah/Ubah Kota Pengiriman untuk proses simpan data

Tampilan form Input Data Bank:Keterangan:
1. Pilih tab Masukan Data Bank Penerima Transfer
2. Input jenis bank, no. rekening dan nama pemilik rekening bank
3. Klik Tambahkan Data, untuk proses simpan data

Link & QR Code

Fitur ini berfungsi sebagai link download dan scan QR Code Download aplikasi Android/iOS.

Setup Menu,Kurir& No Whatsapp Layanan

Pada fitur ini Anda dapat bebas menentukan menu apa saja yang ingin ditampilkan ke dalam Mobile App baik bagi pasien maupun non-pasien.

1. Anda dapat menentukan penerimaan pendaftaran bagi non-pasien pengguna aplikasi Android/iOS. Ceklis, jika YA dan jangan diceklis jika TIDAK.

2.  Anda dapat menentukan harga & tarif dari cabang mana yang ingin dijadikan patokan di dalam aplikasi Android/iOS.

3.  Ceklis untuk pilih menu apa saja yang ingin ditampilkan di aplikasi Android/iOS bagi para pasien dan non-pasien.

Pada fitur ini Anda juga dapat memilih jenis kurir yang bekerjasama dengan klinik Anda (nantinya akan ditampilkan di Mobile App) serta Anda dapat menentukan biaya untuk COD/Antar.

1. Klik Tab Setting Kurir & Ongkir.

2. Pada halaman ini Anda dapat setup tarif baik secara flat maupun per KM.

3. Anda juga dapat menentukan berapa tarif akan diberlakukan (berdasarkan Flat maupun per KM).

4. Ceklis kurir yang Anda gunakan, kemudian klik Proses Simpan. Maka seluruh data yang Anda set di halaman ini akan berlaku pada Mobile App Anda.

4. Setting NO Whatsapp Layanan

centang bila 3 proses di bawah ini juga melewati Whatsapp. Lalu klik proses untuk menyimpan data tersebut.

5. Whatsapp (Kirim Manual)

Sama halnya dengan fitur SMS Marketing, fitur Whatsapp Blast berfungsi untuk mengirim notifikasi kepada pasien melalui media Whats App, bisa sesuai dengan kategori pasien yang telah tersedia. Klik menu Administrasi > Menu Marketing > WhatsApp (Kirim Manual). Untuk aktivasinya anda harus menyiapkan nomor WhatsApp baru khusus untuk blasting ke pasien nantinya. Kemudian kirimkan nomor WhatsApp tersebut ke ICONIX SUPPORT untuk dibantu pendaftarannya.

Setelah klinik mengkirim nomer WhatsApp, tahap selanjutnya cek bagian tombol hijau di atas harap melakukan scan QR dengan klik buka panel whatsapp

Jika sudah tampil Qr-code seperti gambar di atas di hp klinik buka aplikasi wa pada hp klinik pilih perangkat tertaut-> klik tautkan perangkat lalu bisa langsung scan Qr-code yang sudah di tampilkan.

Jika tampilan gambar sudah seperti yang di atas (authenticated) artinya sudah berhasil terhubung dengan hp klinik.

Keterangan :
1. File upload gambar (opsional).
2. Setting tanggal pengiriman notifikasi.
3. Pilih gambar yang telah diupload (opsional).
4. Tentukan isi pesan notifikasi Whatss App.
5. Pilih cabang mana yang akan dikirimi notifikasi Whats App. Pengiriman Whats App sesuai dengan data pasien yang ada di cabang tersebut.
6. Pilih kategori penerima WhatsApp, bisa pasien atau non-pasien.
7. Pilih kategori penerima WhatsApp berdasarkan agama, range, kota, atau bedasarkan tanggal daftar pasien
(pilih salah satu).
8. klik tombol Jadwalkan Pengiriman untuk proses pengiriman.

Jika ingin mencoba pengiriman hanya ke satu nomor WhatsApp, silahkan uji coba kirim pada kolom di bawah ini:

Untuk melihat Data Pesan WhatsApp yang telah dikirim, klik tab Data Pengiriman seperti dibawah ini :

Keterangan :
1. Tentukan periode tanggal pengiriman WhatsApp. Jika ingin melihat seluruh tanggal pengiriman dari awal hingga akhir maka ceklis opsi Semua Tanggal
2. Pilih jenis notifikasi WhatsApp
3. Klik Get Data untuk melihat berapa banyak WhatsApp yang sudah dikirim maupun belum dikirim

6. Whatsapp (Kirim Otomatis)

Menu ini berfungsi untuk setup template notifikasi WhatsApp otomatis seperti Appointment, Ulang Tahun Pasien, Promo dan Ucapan Terimakasih Sehabis Kunjungan. Untuk mengaksesnya klik menu Administrasi > Menu Marketing > WhatsApp (Kirim Otomatis).

Tampilan halaman Setup Whatsapp:

Masukkan nomer WhatsApp yang didaftarkan.

Khusus kotak merah pada foto di atas bisa kita setting agar pengiriman otomatis sesuai keinginan dari klinik agar kirim chat pesan wa marketing ke pasien sesuai kebutuhan klinik.

Selanjutnya kolom template pesan dapat ditentukan/diisi sesuai kebutuhkan pihak klinik. Kolom template yang tersedia diantaranya untuk ulang tahun pasien, promo, appointment dan ucapan sehabis kunjungan, sehingga secara otomatis notifikasi akan terkirim ke nomor WhatsApp pasien yang sudah terdaftar pada saat pendaftaran pasien.

Lalu untuk keterangan variabel bisa di input sesuai keinginan klinik, misal keterangan alamat klinik pusat/cabang ketik kode varibel *ALMT_CBG* di masing-masing kolom teks wa pegiriman otomatis.

NB: untuk aktivasi nomor WhatsApp pengirim, hanya dapat dilakukan oleh tim Iconix. Jadi apabila pihak klinik ingin menggunakan fitur ini, maka harus menghubungi pihak kami terlebih dulu.

7. Push Notification

Fitur ini berguna untuk mengirim notifikasi berupa pesan singkat ke ponsel pasien pengguna aplikasi Android/iOS dan hanya dapat digunakan oleh klinik yang memiliki fasilitas Mobile App untuk pasien. Berikut cara penggunaannya :

Tampilan form Setup Push Notification :

Keterangan:
1. Tentukan tanggal pengiriman
2. Input isi judul notifikasi
3. Input isi notifikasi
4. Pilih cabang mana yang akan dikirimi notifikasi. Pengiriman notifikasi sesuai dengan data pasien yang ada di cabang tersebut
5. Tentukan kategori penerima
6. Klik tombol Kirim Sekarang, maka notifikasi akan langsung diterima oleh pasien pengguna aplikasi Android/iOS

The post Menu Marketing first appeared on Tutorial.

Setiap transaksi perawatan pasien pasti berhubungan dengan biaya, maka seluruh data tarif treatment harus terdaftar di dalam database sistem terlebih dulu.

Didalam menu Data Treatment terdapat 4 (empat) sub menu lainnya, yaitu:

1. Data Treatment,
2. Setup Promo,
3. Setup Point Reward,
4. Setup Voucher.
5. Setup Membership.

1. Data Treatment

Klik menu Administrasi > Data Treatment > Data Treatment.

A. Entry Data Treatment

Keterangan :
a. Pilih Unit Treatment,
b. Kode Treatment sudah terisi secara otomatis,
c. Input Nama Treatment,
d. Pilih Jenis Treatment (Tindakan, Jasa, Paket)
e. Tentukan lama durasi tindakan,
f. Input tarif berdasarkan tipe pasien, yakni Umum dan Member,
Umum : tarif yang berlaku untuk semua pasien kecuali member
Member : tarif yang berlaku khusus untuk pasien member
g. Setting nominal Fee Treatment untuk Dokter, Beautician dan Sales. Dapat ditentukan dalam satuan % (persen) atau Rp (Rupiah),
h. Input Biaya Modal Treatment jika ada.

B. Import Data Treatment
Jika Anda telah memiliki data tarif paket/tindakan/jasa dalam format Excel, Anda dapat memasukkan file tersebut ke dalam program ini sehingga tidak perlu lagi melakukan entry data satu per satu ke dalam program ini.

Keterangan :
1. Unduh file template format Excel yang kolom-kolomnya sudah sesuai
2. Pilih file Excel yang sudah berisi data-data treatment di komputer Anda
3. Ketika pilih YA maka data tarif/tindakan yang ada di database sistem akan terhapus semua, jika pilih TIDAK maka data yang lama akan tetap tersimpan di dalam sistem
4. Ketika semuanya sudah siap, klik IMPORT DATA

C. Data Treatment Paket

a. Edit Paket
Fitur ini dapat digunakan apabila Anda ingin melakukan perubahan pada data paket. Cara pengisian formnya sama persis dengan form Entry Data Treatment. Pada form ini Anda dapat melakukan perubahan pada setiap kolom, kecuali kode paket. Apabila telah selesai melakukan perubahan pada data, maka klik Update Data untuk menyimpan.

b. Isi Paket
Setiap paket treatment pasti terdiri dari satu atau beberapa tindakan, dan form Isi Paket dibawah ini berfungsi untuk menginput, mengedit dan menambah tindakan yang ada didalam suatu paket treatment. Tidak ada batas dalam penambahan jumlah tindakan, Anda dapat menginput berapapun jumlah tindakan yang diperlukan dalam suatu paket treatment.

Khusus Paket Treatment, kita perlu menambahkan komponen tindakan apa saja yang termasuk ke dalam paket treatment tersebut (hal ini dilakukan 1x, yaitu hanya pada kunjungan pertama, tidak perlu pada setiap kunjungan pasien).

Cara Setup Paket Treatment:

1. Klik menu Administrasi > Data Treatment > Data Treatment,

2. Dari seluruh daftar treatment yang ada, pilih nama paket yang dibutuhkan (harus jenisnya PAKET, bukan Tindakan/Jasa),

3. Klik Proses yang ada di sebelah kanan nama paket tersebut, kemudian klik opsi ISI PAKET,

4. Dari halaman yang ditampilkan, input dengan nama-nama tindakan yang akan ditambahkan ke dalam paket treatment tersebut. Nama-nama tindakan harus sudah terdaftar di dalam menu Data Treatment (dengan jenis TINDAKAN/JASA),

5. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi tindakan dalam 1 paket (isi dengan angka saja, tidak perlu penambahan tanda x),
6. Kemudian klik TAMBAHKAN yang ada di samping kanan kolom jumlah agar tindakan yang diinput bisa terproses.
7. Klik SELESAI untuk menyimpan.

c. Foto Paket
Form ini berfungsi untuk upload foto paket treatment, menginput deskripsi treatment dan menginput harga diskon yang nantinya akan ditampilkan di Mobile App. Harga diskon yang diinput pada form ini adalah harga diskon khusus hanya untuk pasien yang order via Mobile App. 

Terdapat opsi “Tambahkan di mobile apps?”, jika Anda ceklis pada opsi tersebut maka foto dan juga deskripsi paket treatment akan tampil di aplikasi mobile Android/iOS.

d. Hapus Paket
Klik pada opsi ini jika ada paket treatment yang perlu dihapus.

D. Data Treatment Tindakan/Jasa (Non-Paket)

a. Edit Tindakan
Fitur ini dapat digunakan apabila Anda ingin melakukan perubahan pada data tindakan/jasa. Cara pengisian formnya sama persis dengan form Entry Data Treatment. Pada form ini Anda dapat melakukan perubahan pada setiap kolom, kecuali kode tindakan. Apabila telah selesai melakukan perubahan pada data, maka klik UPDATE DATA untuk menyimpan.

b. Edit Bahan/Kabin
Setiap tindakan pasti terdiri dari satu atau beberapa bahan/kabin, dan form Edit Bahan/Kabin dibawah ini berfungsi untuk menginput bahan/kabin yang diperlukan dalam suatu tindakan. Tidak ada batas dalam penambahan jumlah bahan/kabin, Anda dapat menginput berapapun jumlah bahan/kabin yang diperlukan dalam suatu tindakan. Namun perlu diperhatikan bahwa setiap selesai proses transaksi, maka secara otomatis stok bahan/kabin tersebut berkurang.

Cara Setup Obat Kabin/Bahan Tindakan:

1. Klik menu Administrasi > Data Treatment > Data Treatment,

2. Dari seluruh daftar treatment yang ada, pilih nama tindakan yang dibutuhkan (harus jenisnya TINDAKAN/JASA, bukan Paket),

3. Klik Proses yang ada di sebelah kanan nama tindakan/jasa tersebut, kemudian klik opsi EDIT BAHAN/KABIN,

4. Dari halaman yang ditampilkan diatas, input dengan nama-nama obat kabin/bahan yang akan ditambahkan ke dalam tindakan tersebut. Nama-nama obat kabin/bahan harus sudah terdaftar di dalam menu Data Obat (dengan jenis KABIN),

5. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi obat kabin/bahan dalam 1 tindakan (isi dengan angka saja, tidak perlu
penambahan tanda x),
6. Kemudian klik TAMBAHKAN yang ada di samping kanan kolom jumlah agar tindakan yang diinput bisa terproses.
7. Klik Selesai untuk menyimpan.

Catatan : Obat/bahan yang dapat diinput disini hanya obat/bahan berjenis Kabin.

c. Foto Tindakan
Untuk dapat menambahkan foto tindakan, klik menu Administrasi > Data Treatment > Data Treatment > Cari Treatment > Proses > Foto Tindakan. Form ini berfungsi untuk upload foto treatment, menginput deskripsi treatment dan menginput harga diskon yang nantinya akan ditampilkan di Mobile App. Harga diskon yang diinput pada form ini adalah harga diskon khusus hanya untuk pasien yang order via Mobile App. 

Terdapat opsi “Tambahkan di mobile apps?”, jika Anda ceklis pada opsi tersebut maka foto dan juga deskripsi paket treatment akan tampil di aplikasi mobile Android/iOS.

d. Hapus Tindakan
Klik pada opsi ini jika ada tindakan/jasa yang perlu dihapus.

2. Setup Promo

Fitur ini berfungsi untuk men-setting setiap treatment atau produk yang termasuk ke dalam kategori promo yang diadakan oleh pihak klinik. Dan setiap treatment atau produk yang terdaftar sebagai item promo akan secara otomatis terdiskon pada saat pembayaran di kasir, yang mana besaran diskonnya sesuai dengan apa yang diinput pada menu Setup Promo.

A. Cara Setup Promo Treatment

1. Klik menu Administrasi > Data Treatment > Setup Promo,

2. Input data promo yang meliputi nama promo, jenis promo dan periode berlakunya transaksi promo,

3. Ceklis jika ingin memberikan notifikasi promo otomatis kepada para pasien. Waktu pengiriman notifikasi promo via SMS Gateway/ Email Marketing adalah tergantung settingan tanggal dimulainya promo tersebut,

4. Klik Tambahkan untuk menyimpan data promo,

5. Klik tombol Proses yang ada di sisi kanan data promo, kemudian klik opsi Diskon Treatment,

6. Input nama treatment,
7. Input nominal diskon (cukup input angka saja, tidak perlu penambahan %),
8. Jangan lupa klik tombol (+) agar treatment dapat terproses oleh sistem,
9. Klik Selesai untuk menyimpan,
10. Klik Hapus jika ingin membatalkan suatu treatment dari promo,
11. Ulangi langkah diatas dari poin 6 – 8 jika jumlah treatment promo lebih dari satu.

B. Cara Setup Promo Obat

1. Klik menu Administrasi > Data Treatment > Setup Promo,

2. Input data promo yang meliputi nama promo, jenis promo dan periode berlakunya transaksi promo,

3. Ceklis jika ingin memberikan notifikasi promo otomatis kepada para pasien. Waktu pengiriman notifikasi promo via SMS Gateway/ Email Marketing adalah tergantung settingan tanggal dimulainya promo tersebut,

4. Klik Tambahkan untuk menyimpan data promo,

5. Klik tombol Proses yang ada di sisi kanan data promo, kemudian klik opsi Diskon Obat,

6. Input nama obat,
7. Input nominal diskon (cukup input angka saja, tidak perlu penambahan %),
8. Jangan lupa klik tombol (+) agar obat dapat terproses oleh sistem,
9. Klik Selesai untuk menyimpan,
10. Klik Hapus jika ingin membatalkan suatu obat dari promo,
11. Ulangi langkah diatas dari poin 6 – 8 jika jumlah obat promo lebih dari satu.

C. Edit Data Promo

1. Klik menu Administrasi > Data Treatment > Setup Promo,

2. Klik Proses, kemudian klik opsi Edit Promo,

3. Ubah apa yang perlu diubah, kemudian klik Update Data untuk menyimpan perubahan.

3. Setup Point Reward

Point Reward adalah fitur tambahan yang berfungsi sebagai alat promosi bagi klinik untuk pasien (khusus member), yang mana setiap transaksi dengan nominal tertentu akan secara otomatis mendapat Point. Dan point-point tersebut sewaktu-waktu dapat ditukar sebagai alat pembayaran transaksi.

Klik menu Administrasi > Data Treatment > Setup Point Reward.

Besar minimal transaksi yang memperoleh point reward dapat diset melalui form di bawah ini :

4. Setup Voucher

Voucher adalah alat promosi semacam diskon, tetapi dalam bentuk kupon yang memiliki nomor tertentu dengan nilai diskon (Rp) yang sudah ditentukan. Voucher tersebut dapat ditukarkan sebagai alat pembayaran saat melakukan transaksi di kasir.

Klik menu Administrasi > Data Treatment > Setup Voucher.

Form Penerbitan Voucher Promosi:

Perbedaan antara Voucher dan Point Reward adalah bahwa Point Reward hanya berlaku untuk pasien Member, sedangkan Voucher dapat digunakan oleh siapa saja yang memiliki Voucher tersebut.

Di menu setup voucher juga terdapat tabel pemisah antara voucher yang masih tersedia dan voucher yang sudah expired. Voucher yang sudah expired tidak akan muncul dan tidak dapat digunakan lagi saat di kasir.

Anda juga dapat melihat daftar voucher yang sudah terpakai, dengan cara klik tombol Lihat Voucher Terpakai.

Berikut contoh tampilan daftar voucher terpakai :

The post Tutorial Menu Data Treatment “Klinik Kecantikan” first appeared on Tutorial.

Menu Stok Apotek adalah menu yang menampung seluruh informasi mengenai obat/produk/bahan yang akan digunakan dalam transaksi klinik. Karena setiap transaksi obat (baik obat apotek maupun obat kabin) akan selalu berhubungan dengan stok obat. Dan semua obat/bahan haruslah terdaftar lebih dulu pada menu ini sebelum digunakan untuk transaksi. Klik menu Administrasi > Stok Apotek.

Pada menu ini terdapat 6 (enam) sub menu, diantaranya:
A. Data Obat/Alkes/Bahan,
B. Pembelian Obat/Alkes/Bahan,
C. Kartu Stok,
D. Penyesuaian Stok,
E. Penerimaan Stok,
F. Setup Margin & Fee Resep Dokter.
G. Permintaa Stok ke Gudang

A. Data Obat/Alkes/Bahan

1. Entry Data
Opsi yang berfungsi untuk mendaftarkan data obat ke dalam program supaya memudahkan pengaturan dan perhitungan pemakaian stok pada proses transaksi. Caranya, klik menu Administrasi > Stok Apotek > Data Obat/Alkes/Bahan > Entry Data.

Keterangan :

a. Jenis Obat : Apotek dan Kabin. Maksudnya, Obat Apotek adalah obat/produk yang memiliki harga jual sendiri sekaligus adalah obat yang dapat dijual langsung tanpa perawatan. Sedangkan Obat Kabin adalah jenis obat/bahan yang habis terpakai saat perawatan (tidak bisa dijual secara langsung tanpa perawatan), dan harga jualnya sudah disatukan dengan harga treatment (kecuali treatment ThreadLift, Filler, Botox dan sejenisnya).

b. Minimal Stok : Berfungsi untuk input batas minimal jumlah stok yang menandakan obat tersebut hampir habis dan harus dibeli lagi dari supplier.

c. Golongan Obat : Bahan Jadi dan Bahan Baku. Apabila obat tersebut adalah obat jadi dan bukan termasuk komponen obat racikan, maka diinput sebagai golongan Bahan Jadi. Dan sebaliknya, apabila obat tersebut termasuk komponen obat racikan maka diinput sebagai golongan Bahan Baku.

d. Expired Obat : Untuk menentukan tanggal kadaluwarsa suatu obat yang terdaftar pada program.

2. Setup Obat Racikan

a. Buka menu Administrasi > Stok Apotek > Data Obat/Alkes/Bahan,

b. Pilih item obat yang hendak ditambahkan bahan racikan,

c. Klik Proses, kemudian klik opsi Racik Produk,

d. Pada halaman selanjutnya, isi kolom dengan nama-nama obat yang termasuk ke dalam bahan racikan. Perlu diingat bahwa hanya obat golongan BAHAN BAKU yang dapat diinput pada kolom bahan racikan,
e. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi pemakaian obat racik (isi dengan angka saja, tidak perlu penambahan tanda x),
f. Klik TAMBAHKAN yang ada di samping kanan jumlah agar obat racikan yang diinput bisa terproses.
g. Klik SELESAI untuk menyimpan.

3. Data Obat/Produk/Bahan

Untuk melakukan perubahan atau penghapusan data obat/bahan yang telah terdaftar di dalam program, Anda dapat klik menu Administrasi > Stok Apotek > Data Obat/Alkes/Bahan.

Keterangan:

a) Pada menu ini terdapat beberapa kode obat yang berbeda, diantaranya untuk obat dengan kode APT dan KAB adalah jenis obat yang berasal dari Gudang. Sedangkan untuk kode obat ZAP dan ZKA adalah jenis obat yang berasal dari Supplier atau Non Gudang. Adapula kode obat antar cabang berbeda dikarenakan masing-masing cabang memiliki inisial yang berbeda, sehingga pengkodean yang berlaku adalah inisial cabang + kode asal obat + nomor urut. Contoh:

A = Inisial untuk cabang pusat,
APT = Kode obat yang berasal dari gudang,
0001 = Nomor urut obat.

maka kode obat yang tertera pada sistem klinik cabang pusat adalah AAPT0001.

4. Pesan Produk/Obat Ke Gudang

Permintaan produk dari cabang apotik ke gudang pusat klinik.

Akses menu administrasi -> stok apotik -> data obat/data produk/bahan -> klik tombol pesan produk/obat ke gudang, pada saat input item-item stok permintaan produk dari  cabang maka akan memudahkan pada saat bagian gudang mengirimkan jumlah stok produk yang di inginkan secara otomatis akan masuk ke cabang masing-masing. Di bawah ini contoh penginputan item-item produk permintaan untuk di tunjukan ke gudang pusat.

Pada gambar di bawah ini data informasi status permintaan stok barang cabang ke gudang apakah pending atau telah dimutasikan, ketika status tersebut

pending belum ada data yang di mutasikan dari gudang sebaliknya ketika status tersebut telah di mutasikan bagian gudang sudah memproses permintaan

obat cabang ke gudang.

b) Tambah foto produk
Untuk menambahkan foto produk, klik menu Administrasi > Stok Apotek > Data Obat/Alkes/Bahan > Cari Produk > Proses > Tambah Foto Produk. Form ini berfungsi untuk upload foto produk, menginput deskripsi produk dan menginput harga diskon produk yang nantinya akan ditampilkan di aplikasi Android/iOS. Harga diskon yang diinput pada form ini adalah harga diskon khusus hanya untuk pasien dan non-pasien yang order produk via aplikasi Android/iOS. 

Terdapat opsi “Tambahkan di mobile apps?”, jika Anda ceklis pada opsi tersebut maka foto dan juga deskripsi paket produk akan tampil di aplikasi mobile Android/iOS.

B. Pembelian Obat/Alkes/Bahan

Proses pembelian obat/alkes/bahan berfungsi agar jumlah stok selalu terjaga, sehingga harus selalu dilakukan sesuai kebutuhan. Untuk pembelian obat/alkes/bahan dari supplier atau non gudang adalah klik menu Administrasi > Stok Apotek > Pembelian Obat/Alkes/Bahan.

Setelah proses pembelian ini selesai, jumlah stok setiap obat/alkes/bahan yang baru dibeli dari supplier atau non gudang akan bertambah sesuai dengan jumlah belinya.

C. Kartu Stok 

Fitur Kartu Stok berfungsi untuk mengecek atau melacak semua riwayat transaksi yang berkaitan dengan obat/produk, mencakup transaksi pembelian obat langsung, pemakaian obat kabin/bahan perawatan serta terjadinya proses ubah dan hapus data obat/produk. Untuk pengecekan di kartu stok, klik menu Administrasi > Stok Apotek > Kartu Stok.

Keterangan :
A. Nama Petugas dan No. Faktur,
B. Jumlah stok yang masuk,
C. Jumlah stok yang keluar,
D. Saldo, Jumlah adalah nominal stok yang tersedia. Sedangkan, Nilai adalah nominal stok dikalikan harga beli obat (stok x harga beli).

D. Penyesuaian Stok

Fitur ini berfungsi untuk membantu kegiatan stock opname, dimana diperlukannya penyesuaian stok obat/bahan antara jumlah yang terdaftar didalam sistem dengan  jumlah yang ada dalam bentuk fisik/riil. Klik menu Administrasi > Stok Apotek> Penyesuaian Stok. Tampilannya sebagai berikut:

E. Penerimaan Stok

Menu untuk menerima stok obat/bahan untuk setiap cabang yang mutasi produk dari gudang. Untuk membuka menu ini, klik Administrasi > Stok Apotek > Penerimaan Stok.

Jika Anda ceklis pada “Harga Jual Gunakan Margin”, maka harga margin yang akan berlaku. Rumus ketentuannya adalah harga jual = harga beli (Rp) x margin (%). Setelah obat/bahan di-acc dan diproses, maka jumlah stok obat tersebut akan otomatis bertambah.

F. Setup Margin & Fee Resep Dokter

a) Setup Margin Obat : Jika harga jual di data obat bernilai 0 (nol) atau tidak ditentukan, maka harga margin yang akan berlaku. Dan sebaliknya, jika harga jual telah ditentukan, maka harga margin tidak akan berlaku. Perhitungan harga margin adalah harga Jual = harga beli + nominal margin (%).

b) Setup Fee Resep Dokter : Menetapkan biaya fee bagi dokter khusus untuk setiap pembelian obat resep, tidak berlaku untuk pembelian obat diluar resep.

The post Tutorial Menu Data Obat/Produk/Bahan “Klinik Kecantikan” first appeared on Tutorial.

Menu Data Dokter/Beautician adalah menu yang menampung data nama-nama dokter dan beautician yang bertugas di klinik tersebut, sekaligus daftar masing-masing fee dari setiap dokter dan beautician. Untuk cek menu tersebut, klik menu Administrasi > Data Dokter/Beautician.

A. Entry Data Dokter/Beautician
Form yang berfungsi untuk menginput identitas dokter/beautician yang bertugas di klinik yang bersangkutan. Penginputan data meliputi jabatan, kode, nama, alamat, no.telp dokter/beautician dan level. Kolom kode akan terisi otomatis sesuai urutan yang ada dan tiap-tiap dokter/beautician tidak akan memiliki kode yang sama.

B. Edit Data Dokter/Beautician
Form yang berfungsi untuk mengedit/mengubah data dokter/beautician apabila dibutuhkan perubahan. Klik menu Administrasi > Data Dokter/Beautician > Proses > Edit Karyawan.

C. Jadwal Dokter
Pada fitur ini Anda dapat menginput/entry jadwal dokter ke dalam system ICONIX. Selain itu juga dapat mencetak jadwal dokter yang telah diinput dan setting koneksi akun ke masing-masing dokter , caranya sebagai berikut :

1. Klik menu Administrasi > Data Dokter/Beautician.

2. Cari Nama Dokter > Proses > Jadwal Dokter.

3. Pada halaman ini, silahkan tentukan hari dan jam dokter dengan men-ceklis kolom hari serta mengisi jam dokter.

4. Kemudian klik tombol Proses Simpan agar jadwal dokter yang telah di input dapat tersimpan.

Jika Anda ingin menghapus jadwal dokter yang telah ditentukan, maka klik tombol Hapus Jadwal seperti berikut ini :

Sedangkan untuk melihat dan print/cetak jadwal dokter yang telah diinput, klik menu Administrasi > Data Dokter/Beautician > Lihat Jadwal Dokter.

Klik tombol Cetak Jadwal untuk mem-print nya.

DATA PASIEN  & NON-PASIEN

1. Data Pasien

Menu Data Pasien adalah menu yang menampung data identitas para pasien yang terdaftar di klinik yang bersangkutan. Klik menu Administrasi > Data Pasien & Non – Pasien > Data Pasien.

Pada halaman data pasien, terdapat beberapa tombol fungsi seperti gambar di atas, berikut penjelasannya:

Untuk No. RM yang diawali dengan huruf A adalah menandakan kode PUSAT, sedangkan apabila diawali dengan huruf B, C atau lainnya dan seterusnya adalah kode CABANG. Perlu diingat, edit dan hapus data pasien tidak dapat dilakukan kecuali oleh cabang dimana pasien tersebut mendaftar pertama kali.

a. Import Data, jika Anda telah memiliki data pasien dalam format Excel, maka Anda dapat memasukkan data tersebut ke dalam program ini sehingga Anda tidak perlu lagi melakukan “entry” data satu per satu. Klik menu Administrasi > Data Pasien > Import Data > Pilih File (Excel) > Import Pasien. Terdapat juga opsi “Hapus Data Pasien yang sudah ada di Database?” , apabila Anda pilih YA maka data pasien yang ada di database akan terhapus secara permanen. Namun apabila Anda pilih TIDAK, maka data pasien yang lama akan tetap tersimpan di dalam database.

b. Export Data, fitur yang berfungsi untuk men-download data pasien yang ada di dalam program. Saat diekspor, data pasien akan dengan otomatis berformatkan Excel.

c. Riwayat Pasien, untuk melihat riwayat perawatan pasien secara keseluruhan, baik perawatan reguler, perawatan paket maupun pembelian obat secara langsung.

d. Riwayat Paket, khusus untuk melihat riwayat perawatan paket apa saja yang pasien jalani.

e. Masuk ke Antrian, berfungsi untuk memasukkan pasien ke dalam daftar antrian perawatan secara otomatis tanpa harus input manual di menu Resepsionis.

d. Edit Pasien, berfungsi sebagai form edit/ubah data pasien apabila dibutuhkan.

e. Cetak ID Card, berfungsi untuk mencetak ID Card/kartu pasien yang sudah terdaftar.

f. Hapus Pasien, untuk menghapus data pasien sesuai pilihan.

2. Data Non-Pasien

Tersedia menu baru khusus bagi Non-Pasien yang terpisah dari menu Data Pasien. Non-Pasien sendiri artinya adalah user yang mendaftarkan diri lewat Mobile App, namun statusnya belum terdaftar menjadi pasien.

User Non-Pasien yang mendaftarkan diri melalui Mobile App, maka datanya akan tersimpan juga ke dalam system. Cara untuk melihatnya adalah sebagai berikut :

a. Klik menu Administrasi > Data Pasien & Non-Pasien > Data Non-Pasien.

b. Berikut ini adalah tampilan data Non-Pasien.

c. Anda dapat mengubah Non-Pasien menjadi Pasien dengan cara klik Proses > Pindah ke Data Pasien, maka data tersebut akan dipindahkan ke dalam menu Data Pasien.

d. Anda juga dapat menghapus data Non-Pasien dengan cara klik Proses > Hapus Data.

3. Peta Sebaran Pasien

Fitur ini berisi peta data lokasi para pasien-pasien klinik. Dari data ini Anda dapat mengetahui pasien dari daerah/lokasi mana saja yang banyak terdaftar dan juga lokasi/daerah mana saja yang masih jarang atau kosong, sehingga perlu promosi yang lebih di daerah/lokasi tersebut. Untuk dapat menggunakan fitur ini, ikuti langkah berikut :

a. Klik menu Administrasi > Data Pasien & Non-Pasien > Peta Sebaran Pasien

Menu Peta Sebaran Pasien hanya bisa diakses oleh user Administrator.

4. Pasien Reseller

Pada fitur ini anda dapat menginput pasien reseller untuk penjualan produk bebas/langsung. Anda juga dapat menentukan diskon bagi reseller serta fee yang didapatkan apabila telah menjadi reseller top dan memiliki downline. Satu reseller top dapat memiliki banyak downline, namun reseller downline tidak dapat memiliki downline lagi.

1. Cara Setup Diskon dan Fee untuk Reseller

a. Klik menu Administrasi > Setting Umum > Setup Cabang
b. Bisa ditentukan diskon dan fee reseller pada saat input data cabang

c. Atau bisa juga ditentukan diskon dan fee-nya melalui opsi edit cabang apabila data cabangnya sudah diinput. Lihat data cabang, klik Proses > Edit Cabang

d. Jumlah diskon yang telah ditentukan di menu setup cabang ini nantinya akan menjadi nilai potongan harga bagi reseller di kasir penjualan langsung produk/obat
e. Reseller akan mendapatkan fee dari setiap transaksi penjualan langsung obat/produk yang dilakukan oleh downline-nya. Dan besarnya fee yang didapat adalah sesuai dengan nilai fee yang diinput di menu setup cabang

2. Cara Menginput Reseller/Downline

a. Jika data pasien reseller/downline belum terdaftar di sistem, maka dapat diinput melalui menu Resepsionis > Pendaftaran Pasien Baru

b. Jika data pasien sudah terdaftar di sistem, maka input nomor reseller di menu Administrasi > Data Pasien & Non-Pasien > Data Pasien > Cari nama pasien > Proses > Edit Pasien

3. Laporan Reseller

Untuk laporan daftar pasien reseller, laporan penjualan langsung/bebas oleh reseller dan laporan fee top reseller dapat dicek di menu Laporan Klinik > Laporan Obat/Bahan/Produk

DATA SUPPLIER

Data supplier adalah data nama-nama perusahaan yang menyediakan obat/produk/bahan untuk klinik. Data ini dibutuhkan saat pengisian faktur pembelian obat serta laporan bulanan pengadaan obat/produk/bahan.

a. Entry Data Supplier
Untuk input data supplier, klik menu Administrasi > Data Supplier > Entry Data, kemudian akan muncul form seperti di bawah ini:

Isi semua kolom dengan data yang ingin dimasukkan. Setelah selesai, klik TAMBAHKAN.

b. Edit dan Hapus Supplier
Untuk mengubah atau menghapus data supplier, klik menu Administrasi > Data Supplier > Proses > Edit/Hapus. berikut form edit supplier:

Semua data supplier dapat diubah kecuali kode supplier. Setelah Anda selesai melakukan edit data supplier, klik UPDATE untuk menyimpan data yang telah diubah. Dan apabila Anda ingin menghapus data, Klik HAPUS maka data akan berhasil terhapus.

The post Tutorial Data Dokter/Beautician, Data Pasien dan Data Supplier “Klinik Kecantikan” first appeared on Tutorial.

Data user menjadi acuan bagi program untuk dapat menentukan siapa saja yang berhak mengakses fitur-fitur yang ada didalam program tersebut. Oleh karena itu, sudah seharusnya semua pengguna program harus didaftarkan terlebih dahulu dan menentukan peran pengguna dalam program tersebut. Untuk membuka data user, klik menu Administrasi > User & Hak Akses.

Keterangan:

1. Input nama lengkap user,
2. Input usename untuk akses ke dalam sistem,
3. Input password,
4. Pilih cabang dimana user tersebut ingin didaftarkan,
5. Pilih bagian/jabatan user. Ada beberapa bagian/jabatan yang terdaftar di sistem, diantaranya Administrator, Management, Gudang, Marketing, Resepsionis, Klinik, Apotik dan Kasir. (Lihat gambar dibawah ini)

6. Setelah form pendaftaran data user terisi semua, klik NEXT. Kemudian akan muncul tampilan setting hak akses user. Ceklis hak akses sesuai yang dibutuhkan oleh setiap user sistem.

7. Klik FINISH, maka user telah terdaftar dan memiliki hak akses sesuai yang telah ditentukan.

• Cara Edit Hak Akses User :

a. Klik menu Administrasi > User & Hak Akses > Data User

b. Cari akun > Proses > Ubah User

c. Klik Next untuk ubah hak akses

d. Ubah hak akses user sesuai yang diinginkan (menu yang tidak diceklis, berarti user tidak akan mendapatkan akses ke menu tersebut). Jika sudah klik Next

e. Input password user administrator untuk konfirmasi > Finish

The post Tutorial Menu User & Hak Akses “Klinik Kecantikan” first appeared on Tutorial.