Odontogram, adalah suatu gambar peta mengenai keadaan gigi di dalam mulut yang merupakan bagian tak terpisahkan dari Rekam Medik Kedokteran Gigi. Didalam sistem ICONIX, pengisian data odontogram dapat dilakukan di 2 menu (dua) menu, yakni di menu Data Pasien dan juga menu Perawatan. Meskipun data Odontogram dapat diinput/diedit di dua (2) menu, namun isi data odontogram akan tetap sama dan tidak berbeda pada masing-masing menu. Berikut cara pengisiannya :

A. Odontogram di Menu Data Pasien

1. Klik menu Administrasi > Data Pasien > Cari Nama Pasien > Edit Data Pasien.

2. Saat masuk ke halaman Edit Data Pasien, lakukan scroll ke bawah untuk melihat Odontogram Pasien.

3. Klik tombol A atau B (yang diberi tanda panah) untuk membuka tampilan Odontogram Pasien.

4. Klik tombol Edit Odontogram untuk proses pengisian/pengeditan.

Halaman Edit Odontogram :

5. Untuk menandai nomor gigi  dan tindakan apa saja yang dilakukan, Anda dapat klik pada gambar peta gigi atau pada nomor gigi. Maka akan muncul list tindakan Odontogram.

Data tindakan pada peta gigi :

Data tindakan pada nomor gigi :

6. Contoh Odontogram setelah pilih pada tindakan sesuai yang dijalani oleh pasien.

7. Jika sudah selesai klik Simpan.

8. Saat kembali ke halaman Odontogram, maka klik tombol Refresh Odontogram agar data Odontogram pasien yang baru saja diinput dapat muncul.

b. Odontogram di Menu Perawatan

Odontogram pada menu Perawatan dapat diinput/diedit melalui sub menu Perawatan Baru maupun Data Perawatan. Dan pengisian data Odontogram harus didahulukan dari pengisian data perawatan lainnya (termasuk harus didahulukan dari penginputan Obat Resep).

1. Klik menu Perawatan > Perawatan Baru > Cari Nama Pasien > Periksa Pasien.

2. Setelah masuk ke halaman input data perawatan pasien, lakukan scroll ke bawah untuk melihat Odontogram Pasien.

3. Klik tombol A atau B (yang diberi tanda panah) untuk membuka tampilan Odontogram Pasien.

4. Klik tombol Edit Odontogram untuk proses pengisian/pengeditan.

Halaman Edit Odontogram :

5. Untuk menandai nomor gigi  dan tindakan apa saja yang dilakukan, Anda dapat klik pada gambar peta gigi atau pada nomor gigi. Maka akan muncul list tindakan Odontogram.

Data tindakan pada peta gigi :

Data tindakan pada nomor gigi :

6. Contoh Odontogram setelah pilih pada tindakan sesuai yang dijalani oleh pasien.

7. Jika sudah selesai klik Simpan.

8. Saat kembali ke halaman Odontogram, maka klik tombol Refresh Odontogram agar data Odontogram pasien yang baru saja diinput dapat muncul.

The post Cara Pengisian ODONTOGRAM first appeared on Tutorial.

1. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Data Obat/Bahan/Alkes.

2. Pilih item obat yang hendak ditambahkan bahan racikan.

3. Klik tombol Racik Produk yang ada di sisi kanan item obat.

4. Pada halaman selanjutnya, isi kolom dengan nama-nama obat yang termasuk ke dalam bahan racikan. Perlu diingat bahwa hanya obat golongan BAHAN BAKU yang dapat diinput pada kolom bahan racikan.

5. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi pemakaian obat racik (isi dengan angka saja, tidak perlu penambahan tanda x).

6. Klik tombol Tambahkan (+) yang ada di samping kanan jumlah agar obat racikan yang diinput bisa terproses.

7. Klik SELESAI untuk menyimpan.

The post Setup Obat Racikan “Klinik Gigi” first appeared on Tutorial.

1. Klik menu Administrasi > Data Tarif Perawatan > Data Perawatan.

2. Dari seluruh daftar treatment yang ada, pilih nama tindakan yang dibutuhkan (harus jenisnya TINDAKAN/JASA, bukan Paket),

3. Klik Proses yang ada di sebelah kanan nama tindakan/jasa tersebut, kemudian klik opsi EDIT BAHAN.

4. Dari halaman yang ditampilkan diatas, input dengan nama-nama obat kabin/bahan yang akan ditambahkan ke dalam tindakan tersebut. Nama-nama obat kabin/bahan harus sudah terdaftar di dalam menu Data Obat/Produk/Bahan (dengan jenis KABIN).

5. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi obat kabin/bahan dalam 1 tindakan (isi dengan angka saja, tidak perlu
penambahan tanda x).

6. Kemudian klik tombol Tambahkan (+) yang ada di samping kanan kolom jumlah agar tindakan yang diinput bisa terproses.

7. Klik Selesai untuk menyimpan.

Catatan : Obat/bahan yang dapat diinput disini hanya obat/bahan berjenis Kabin.

The post Setup Obat Bahan/Kabin Tindakan “Klinik Gigi” first appeared on Tutorial.

Menu Data Obat/Produk/Bahan adalah menu yang menampung seluruh informasi mengenai obat/produk/bahan yang akan digunakan dalam transaksi klinik. Karena setiap transaksi obat (baik obat apotek maupun obat kabin) akan selalu berhubungan dengan stok obat. Dan semua obat/bahan haruslah terdaftar lebih dulu pada menu ini sebelum digunakan untuk transaksi. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan.

Pada menu ini terdapat 4 (empat) sub menu lainnya, yaitu :

1. Data Obat/Alkes/Bahan,
2. Pembelian Obat/Alkes/Bahan,
3. Kartu Stok,
4. Penyesuaian Stok,
5. Penerimaan Stok,
6. Setup Margin & Fee Resep Dokter.

1. Data Obat/Alkes/Bahan

A. Entry Data
Opsi yang berfungsi untuk mendaftarkan data obat ke dalam program supaya memudahkan pengaturan dan perhitungan pemakaian stok pada proses transaksi. Caranya, klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Data Obat/Alkes/Bahan > Entry Data.

Keterangan:

a. Jenis Obat : Apotek dan Kabin. Maksudnya, Obat Apotek adalah obat/produk yang memiliki harga jual sendiri sekaligus adalah obat yang dapat dijual langsung tanpa perawatan. Sedangkan Obat Kabin adalah jenis obat/bahan yang habis terpakai saat perawatan (tidak bisa dijual secara langsung tanpa perawatan), dan harga jualnya sudah disatukan dengan harga treatment (kecuali treatment ThreadLift, Filler, Botox dan sejenisnya).

b. Minimal Stok : Berfungsi untuk input batas minimal jumlah stok yang menandakan obat tersebut hampir habis dan harus dibeli lagi dari supplier.

c. Golongan Obat : Bahan Jadi dan Bahan Baku. Apabila obat tersebut adalah obat jadi dan bukan termasuk komponen obat racikan, maka diinput sebagai golongan Bahan Jadi. Dan sebaliknya, apabila obat tersebut termasuk komponen obat racikan maka diinput sebagai golongan Bahan Baku.

d. Expired Obat : Untuk menentukan tanggal kadaluwarsa suatu obat yang terdaftar pada program.

B. Setup Obat Racikan

1. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Data Obat/Alkes/Bahan,

2. Pilih item obat yang ingin ditambahkan obat racikan,

3. Klik tombol Racik Obat,

4. Pada halaman selanjutnya, input nama obat racik yang ingin ditambahkan pada kolom Nama Bahan. Perlu diingat bahwa hanya obat golongan BAHAN BAKU yang dapat diinput pada kolom bahan racikan,

5. Selanjutnya isi jumlah/frekuensi pemakaian obat racik (isi dengan angka saja, tidak perlu penambahan tanda x),
6. Klik tombol (+) yang ada di samping kanan jumlah agar obat racikan yang diinput bisa terproses,
7. Klik SELESAI untuk menyimpan.

2. Pembelian Obat/Alkes/Bahan

Proses pembelian obat/alkes/bahan berfungsi agar jumlah stok selalu terjaga, sehingga harus selalu dilakukan sesuai kebutuhan. Untuk pembelian obat/alkes/bahan dari supplier atau non gudang adalah klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Pembelian Obat/Alkes/Bahan.

Keterangan :

1. Input No.Faktur, Supplier, Metode Pembayaran dan Jatuh Tempo,
2. Setelah menginput nama obat yang ingin dibeli, jangan lupa untuk klik tombol (+),
3. Klik MASUKKAN DATA agar faktur pembelian obat dapat diproses.

Setelah proses pembelian ini selesai, jumlah stok setiap obat/alkes/bahan yang baru dibeli dari supplier atau non gudang akan bertambah sesuai dengan jumlah belinya.

3. Kartu Stok

Fitur Kartu Stok berfungsi untuk mengecek atau melacak semua riwayat transaksi yang berkaitan dengan obat/produk, mencakup transaksi pembelian obat langsung, pemakaian obat kabin/bahan perawatan serta terjadinya proses ubah dan hapus data obat/produk. Untuk pengecekan di kartu stok, klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Kartu Stok.

a. Pilih nama obat yang ingin Anda lihat riwayat transaksinya,
b. Tentukan periode transaksi sesuai kebutuhan Anda,
c. Klik TAMPILKAN DATA UNTUK DICETAK, maka sistem akan menampilkan transaksi obat selama periode yang telah ditentukan.

Keterangan:
A. Nama Petugas dan No. Faktur,
B. Jumlah stok yang masuk,
C. Jumlah stok yang keluar,
D. Saldo, Jumlah adalah nominal stok yang tersedia. Sedangkan, Nilai adalah nominal stok dikalikan harga beli obat (stok x harga beli).

4. Penyesuaian Stok

Fitur ini berfungsi untuk membantu kegiatan stock opname, dimana diperlukannya penyesuaian stok obat/bahan antara jumlah yang terdaftar didalam sistem dengan  jumlah yang ada dalam bentuk fisik/riil. Klik menu Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan> Penyesuaian Stok. Tampilannya sebagai berikut:

Cara pengisiannya adalah input jumlah rill obat dan petugas yang menginputnya, kemudian klik Masukkan Data untuk menyimpan.

5. Penerimaan Stok

Menu untuk menerima stok obat/bahan untuk setiap cabang yang mutasi produk dari gudang. Untuk membuka menu ini, klik Administrasi > Data Obat/Produk/Bahan > Penerimaan Stok.

Jika Anda ceklis pada “Harga Jual Gunakan Margin”, maka harga margin yang akan berlaku. Rumus ketentuannya adalah harga jual = harga beli (Rp) x margin (%). Setelah obat/bahan di-acc dan diproses, maka jumlah stok obat tersebut akan otomatis bertambah.

6. Setup Margin & Fee Resep Dokter

a) Setup Margin Obat : Jika harga jual di data obat bernilai 0 (nol) atau tidak ditentukan, maka harga margin yang akan berlaku. Dan sebaliknya, jika harga jual telah ditentukan, maka harga margin tidak akan berlaku.

b) Setup Fee Resep Dokter : Menetapkan biaya fee bagi dokter khusus untuk setiap pembelian obat resep, tidak berlaku untuk pembelian obat diluar resep.

The post Tutorial Menu Data Obat/Produk/Bahan “Klinik Gigi” first appeared on Tutorial.

Menu Data Asuransi berisi daftar perusahaan yang menanggung biaya perawatan (sebagian atau seluruhnya) dari pasien yang berobat. Data nama perusahaan asuransi yang menanggung biaya perawatan pasien adalah sesuai dengan ketentuan, baik perawatan tindakan maupun obat resep.

A. Entry Data Asuransi
Untuk menginput data perusahaan asuransi, klik Administrasi > Data Asuransi > Entry Data.

Keterangan :

1. Input nama asuransi,
2. Input kontak asuransi (email atau selain no.telp),
3. Input alamat asuransi,
4. Input no. telp asuransi,
5. Input margin/harga jual obat yang sesuai dengan kesepakatan klinik dan pihak asuransi.
6. Klik TAMBAHKAN untuk menyimpan.

B. Data Tarif Asuransi
Berfungsi untuk menyesuaikan tarif tindakan per asuransi. Klik menu Administrasi > Data Asuransi > Data Tarif Asuransi.

Tampilan form Edit Data Tarif Tindakan/Jasa sesuai masing-masing asuransi :

C. Edit Data Asuransi
Berfungsi untuk mengedit data perusahaan asuransi. Klik menu Administrasi > Data Asuransi > Edit Data.

Tampilan Form Edit Data Perusahaan Asuransi :

D. Hapus Data Asuransi
Berfungsi untuk menghapus data perusahaan asuransi beserta tarifnya.

The post Tutorial Menu Data Asuransi “Klinik Gigi” first appeared on Tutorial.

Setiap transaksi perawatan pasien pasti berhubungan dengan biaya, maka seluruh data tarif perawatan (treatment) harus terdaftar di dalam database sistem terlebih dulu.

Didalam menu Data Perawatan (Treatment) terdapat 4 (empat) sub menu lainnya, yaitu:

1. Data Perawatan,
2. Setup Promo,
3. Setup Point Reward,
4. Setup Voucher.

1. Data Perawatan

Klik menu Administrasi > Data Perawatan > Data Perawatan.

A. Entry Data Tarif Perawatan
Klik menu Administrasi > Data Perawatan > Entry Data.

Keterangan :

a. Pilih Unit Perawatan,
b. Kode Perawatan sudah terisi secara otomatis,
c. Input Nama Perawatan,
d. Pilih Jenis Perawatan (Tindakan, Jasa, Paket)
dan Lama Durasi tindakan,
e. Input tarif berdasarkan tipe pasien, yakni Umum dan Member,
Umum: tarif yang berlaku untuk semua pasien kecuali member
Member: tarif yang berlaku khusus untuk pasien member
f. Setting nominal Fee Perawatan untuk Dokter, Perawat dan Sales. Dapat ditentukan dalam satuan % (persen) atau Rp (Rupiah),
g. Input Biaya Bahan Perawatan jika ada.

B. Import Data Tarif Perawatan
Klik menu Administrasi > Data Tarif Perawatan > Import Data.

Jika Anda telah memiliki data tarif paket/tindakan/jasa dalam format Excel, Anda dapat memasukkan file tersebut ke dalam program ini sehingga tidak perlu lagi melakukan entry data satu per satu ke dalam program ini.

Keterangan:

1. Pilih file Excel yang sudah berisi data-data treatment di komputer Anda,
2. Ketika pilih YA maka data tarif/tindakan yang ada di database sistem akan terhapus semua, jika pilih TIDAK maka data yang lama akan tetap tersimpan di dalam sistem,
3. Ketika semuanya sudah siap, klik IMPORT DATA.

C. Data Tarif Perawatan Paket

1. Edit Paket
Setiap paket treatment pasti terdiri dari satu atau beberapa tindakan, dan form Edit Paket dibawah ini berfungsi untuk menginput tindakan yang ada didalam suatu paket perawatan. Tidak ada batas dalam penambahan jumlah tindakan, Anda dapat menginput berapapun jumlah tindakan yang diperlukan dalam suatu paket perawatan.

2. Edit Tarif
Fitur ini dapat digunakan apabila Anda ingin melakukan perubahan pada data tarif paket. Cara pengisian formnya sama persis dengan form Entry Data Perawatan. Pada form ini Anda dapat melakukan perubahan pada setiap kolom, kecuali kode paket. Apabila telah selesai melakukan perubahan pada data, maka klik UPDATE DATA untuk menyimpan.

3. Foto Perawatan
Form yang berfungsi untuk upload foto paket perawatan dan menginput deskripsi dari suatu treatment. Terdapat opsi “Tambahkan di mobile apps?”, jika Anda ceklis pada opsi tersebut maka foto dan juga deskripsi paket perawatan akan tampil di aplikasi mobile Android/iOS.

4. Hapus Paket
Klik pada opsi ini jika ada item paket perawatan yang perlu dihapus.

5. Edit Bahan
Setiap tindakan pasti terdiri dari satu atau beberapa bahan/kabin, dan form Edit Bahan dibawah ini berfungsi untuk menginput, menambah & menghapus bahan/kabin yang diperlukan dalam suatu tindakan. Tidak ada batas dalam penambahan jumlah bahan/kabin, Anda dapat menginput berapapun jumlah bahan/kabin yang diperlukan dalam suatu tindakan. Namun perlu diperhatikan bahwa setiap selesai proses transaksi, maka secara otomatis stok bahan/kabin tersebut berkurang.

D. Data Tarif Perawatan Tindakan/Jasa (Non-Paket)

1. Edit Tarif
Fitur ini dapat digunakan apabila Anda ingin melakukan perubahan pada data tindakan/jasa. Cara pengisian formnya sama persis dengan form Entry Data Perawatan. Pada form ini Anda dapat melakukan perubahan pada setiap kolom, kecuali kode tindakan. Apabila telah selesai melakukan perubahan pada data, maka klik UPDATE DATA untuk menyimpan.

2. Foto Perawatan
Form yang berfungsi untuk upload foto paket perawatan dan menginput deskripsi dari suatu perawatan. Terdapat opsi “Tambahkan di mobile apps?”, jika Anda ceklis pada opsi tersebut maka foto dan juga deskripsi paket perawatan akan tampil di aplikasi mobile Android/iOS.

3. Hapus Tindakan
Klik pada opsi ini jika ada item tindakan/jasa yang perlu dihapus.

4. Edit Bahan
Setiap tindakan pasti terdiri dari satu atau beberapa bahan/kabin, dan form Edit Bahan dibawah ini berfungsi untuk menginput, menambah dan menghapus bahan/kabin yang diperlukan dalam suatu tindakan. Tidak ada batas dalam penambahan jumlah bahan/kabin, Anda dapat menginput berapapun jumlah bahan/kabin yang diperlukan dalam suatu tindakan. Namun perlu diperhatikan bahwa setiap selesai proses transaksi, maka secara otomatis stok bahan/kabin tersebut berkurang.

2. Setup Promo

Fitur ini berfungsi untuk men-setting setiap perawatan atau produk yang termasuk ke dalam kategori promo yang diadakan oleh pihak klinik. Dan setiap perawatan atau produk yang terdaftar sebagai item promo akan secara otomatis terdiskon pada saat pembayaran di kasir, yang mana besaran diskonnya sesuai dengan apa yang diinput pada menu Setup Promo.

A. Cara Setup Promo Perawatan

1. Klik menu Administrasi > Data Tarif Perawatan > Setup Promo,

2. Input data promo yang meliputi nama promo, jenis promo dan periode berlakunya transaksi promo,

3. Ceklis jika ingin memberikan notifikasi promo otomatis kepada para pasien. Waktu pengiriman notifikasi promo via SMS Gateway/ Email Marketing adalah tergantung settingan tanggal dimulainya promo tersebut,

4. Klik Tambahkan untuk menyimpan data promo,

5. Klik tombol Diskon Perawatan yang ada di sisi kanan data promo,

6. Input nama treatment,
7. Input nominal diskon (cukup input angka saja, tidak perlu penambahan %),
8. Jangan lupa klik tombol (+) agar treatment dapat terproses oleh sistem,
9. Klik Selesai untuk menyimpan,
10. Klik Hapus jika ingin membatalkan suatu treatment dari promo,
11. Ulangi langkah diatas dari poin 6 – 8 jika jumlah treatment promo lebih dari satu.

B. Cara Setup Promo Obat

1. Klik menu Administrasi > Data Tarif Perawatan > Setup Promo,

2. Input data promo yang meliputi nama promo, jenis promo dan periode berlakunya transaksi promo,

3. Ceklis jika ingin memberikan notifikasi promo otomatis kepada para pasien. Waktu pengiriman notifikasi promo via SMS Gateway/ Email Marketing adalah tergantung settingan tanggal dimulainya promo tersebut,

4. Klik Tambahkan untuk menyimpan data promo,

5. Klik tombol Diskon Obat yang ada di sisi kanan data promo,

6. Input nama obat,
7. Input nominal diskon (cukup input angka saja, tidak perlu penambahan %),
8. Jangan lupa klik tombol (+) agar obat dapat terproses oleh sistem,
9. Klik Selesai untuk menyimpan,
10. Klik Hapus jika ingin membatalkan suatu obat dari promo,
11. Ulangi langkah diatas dari poin 6 – 8 jika jumlah obat promo lebih dari satu.

C. Edit Data Promo

1. Klik menu Administrasi > Data Tarif Perawatan > Setup Promo,

2. Klik tombol Edit Data Promo,

3. Ubah apa yang perlu diubah, kemudian klik Update Data untuk menyimpan perubahan.

3. Setup Point Reward

Point Reward adalah fitur tambahan yang berfungsi sebagai alat promosi bagi klinik untuk pasien (khusus member), yang mana setiap transaksi dengan nominal tertentu akan secara otomatis mendapat Point. Dan point-point tersebut sewaktu-waktu dapat ditukar sebagai alat pembayaran transaksi.

Klik menu Administrasi > Data Treatment > Setup Point Reward.

Besar minimal transaksi yang memperoleh point reward dapat diset melalui form di bawah ini:

4. Setup Voucher

Voucher adalah alat promosi semacam diskon, tetapi dalam bentuk kupon yang memiliki nomor tertentu dengan nilai diskon (Rp) yang sudah ditentukan. Voucher tersebut dapat ditukarkan sebagai alat pembayaran saat melakukan transaksi di kasir.

Klik menu Administrasi > Data Perawatan > Setup Voucher.

Form Penerbitan Voucher Promosi:

Perbedaan antara Voucher dan Point Reward adalah bahwa Point Reward hanya berlaku untuk pasien Member, sedangkan Voucher dapat digunakan oleh siapa saja yang memiliki Voucher tersebut.

The post Tutorial Menu Data Tarif Perawatan “Klinik Gigi” first appeared on Tutorial.